Sử dụng tổng đài
Bạn sử dụng phần mềm Subiz như một thiết bị điện thoại để thực hiện cuộc gọi đi và trả lời cuộc gọi đến tổng đài.
Tổng đài Subiz hỗ trợ nhiều chức năng nổi bật như sau:
- Gọi điện thoại trên Subiz
- Xem hồ sơ khách hàng
- Gắn Tag phân loại cuộc gọi
- Nhắc việc sau khi gọi điện
- Tạo đơn hàng mới
Xem video nghe gọi trên máy tính
Xem video nghe gọi trên app mobile
Gọi điện thoại trên Subiz
Khi sử dụng tổng đài Subiz, agent thực hiện cuộc gọi bằng cách sử dụng máy tính hoặc app mobile.
Trên máy tính, agent đăng nhập Subiz qua đường link https://app.subiz.com.vn và bấm nút GỌI điện thoại ở góc phải dưới cùng > Nhập số của khách > Nhấn gọi đi
Ví dụ bấm số gọi đi trên phần mềm Subiz như sau:
Khi khách hàng đã có SĐT lưu trên Subiz, agent sẽ gọi điện thoại cho khách bằng cách nhấp nút GỌI ở ngay dưới họ tên khách.
Trên điện thoại smartphone, agent tải app Subiz về và bấm số gọi đi như sau:
Xem hồ sơ khách hàng
Khách hàng trên phần mềm Subiz sẽ hiển thị hồ sơ thông tin ở cột bên phải màn hình.
Tại đây, agent lưu được các trường dữ liệu cá nhân, lịch sử hội thoại đã nhắn tin hay gọi điện thoại, nhân viên nào đã trả lời khách, Có ghi chú quan trọng nào cho khách,...
Xem thêm quản lý hồ sơ khách hàng.
Gắn Tag phân loại cuộc gọi
Tư vấn khách hàng qua điện thoại có thể về nhiều chủ đề khác nhau như Tư vấn sản phẩm, báo giá, kiểm tra đơn hàng,... Bạn sử dụng chức năng gắn Tag cuộc gọi để đánh dấu chủ đề của cuộc gọi và báo cáo tình hình hỗ trợ khách hàng.
Xem thêm quản lý Tag hội thoại
Nhắc việc sau khi gọi điện
Bạn có nhiều cuộc gọi liên tục và cần ghi nhớ một số công việc hỗ trợ khách hàng sau đó, bạn tạo nhắc việc cần làm như sau: Xem thông tin khách > Click nút Tạo mới - Nhắc việc
Xem thêm hướng dẫn sử dụng nhắc việc.
Tạo đơn hàng mới
Bạn gọi điện và chốt được đơn hàng mới, bạn ghi nhận được đơn hàng ngay trên Subiz.
Hướng dẫn tạo đơn mới: Click nút Tạo đơn tại mục Đơn hàng > Điền thông tin khách, thêm sản phẩm > Chọn Xác nhận đơn là xong
Xem hướng dẫn quản lý đơn hàng
Xử lý tình huống
CH1: Không nhận được thông báo cuộc gọi đến trên máy tính?
Máy tính không có thông báo cuộc gọi đến thường xảy ra khi trình duyệt hoặc máy tính cá nhân chưa cho phép Subiz gửi thông báo.
Ví dụ bạn kiểm tra cài đặt trình duyệt bằng cách click nút cài đặt bên trái đường link App.subiz.com.vn và bật ON các quyền “Thông báo”.
Xem thêm video hướng dẫn xử lý không có thông báo từ Subiz
CH2: App mobile không có thông báo âm thanh cuộc gọi đến?
App mobile không có thông báo âm thanh thường xảy ra khi điện thoại cá nhân chưa cài đặt cho phép Subiz thông báo, kiểm tra ngay theo video hướng dẫn tại đây.
CH3: Thay đổi thiết bị gọi đi qua máy tính hay điện thoại voip bằng cách nào?
Khi sử dụng tổng đài Subiz, bạn dễ dàng thay đổi thiết bị gọi điện thoại bằng máy tính hoặc điện thoại bàn voip, ví dụ trong các trường hợp:
- Công ty mua thêm điện thoại bàn voip chuyên dụng
- Nhân viên thay đổi vị trí làm việc cần đổi từ điện thoại bàn sang laptop để trực điện thoại
- Điện thoại bàn hay máy tính của nhân viên bị hỏng, cần thay thế thiết bị gọi điện thoại nhanh chóng
Hướng dẫn thay đổi thiết bị gọi điện thoại trên Subiz như sau:
CH4: Agent có thể tùy chọn đầu số điện thoại gọi đi không?
Có. Mỗi agent chủ động được việc gọi đi từ đầu số điện thoại nào trên cả máy tính và app mobile.
Trên máy tính, bạn thay đổi đầu số gọi đi như sau:
Trên app mobile, bạn thay đổi đầu số gọi đi như sau:
CH5: Cách phân biệt nhiều SĐT trên Subiz?
Bạn đặt tên cho mỗi đầu số để dễ nhận biết khi có nhiều đầu số khác nhau.
Hướng dẫn cài đặt:
- Bước 1: Mở trang cài đặt tổng đài > Tại mục Số tổng đài, chọn nút Cài đặt ở bên phải của đầu số và đặt tên cho đầu số này
- Bước 2: Agent khi gọi điện cho khách thì sẽ dễ dàng chọn SĐT gọi đi theo tên của đầu số. Chọn 1 lần và mặc định các lần gọi điện tiếp theo sẽ sử dụng số này.
CH6: Thêm nhiều máy nhánh cho nhân viên bằng cách nào?
Mỗi máy nhánh tổng đài tương ứng với 1 agent trên Subiz.
Agent là người đăng nhập Subiz làm việc, có email và mật khẩu đăng nhập Subiz riêng.
Để tạo nhiều máy nhánh, bạn mời thêm agent tại trang cài đặt agent như sau:
Lưu ý: Agent được mời thêm sẽ tự động có số nhánh nội bộ. Bạn có thể chỉnh sửa số máy nhánh này và bắt buộc có 4 chữ số.
CH7: Cách phân luồng cuộc gọi chia cho nhiều nhân viên
Bạn sẽ cài đặt chức năng rule phân phối để tự động chia cuộc gọi đến cho nhân viên theo nhiều cách như đổ chuông lần lượt cho nhiều nhân viên, đổ chuông chia đều cho nhiều nhân viên, yêu cầu khách bấm số liên hệ phòng bạn.
CH8: Cách kết nối điện thoại bàn voip với tổng đài Subiz
Hướng dẫn cài đặt:
- Bước 1: Mở Cài đặt tổng đài
- Bước 2: Chọn nút Thêm điện thoại. Sau đó, nhập các thông tin tên phân loại điện thoại voip, đầu số điện thoại gọi đi/ gọi đến, tên agent sở hữu điện thoại này.
- Bước 3: Cài đặt trên trang quản lý điện thoại voip và nhập các thông số tổng đài Subiz.
Chú thích: Khi bạn cần dùng softphone khác, bạn cũng sẽ thao tác thêm điện thoại trên Subiz và cài đặt các thông số liên kết.